Durante el confinamiento, industrias más resilientes no dejaron de contratar y tomaron acciones para hacer una transición a un proceso de onboarding virtual, mientras que, del otro lado de la balanza, muchos otros sectores tuvieron que detener y postergar sus procesos de contratación. Actualmente, muchas empresas han optado por regresar parcialmente a la oficina, sin embargo, con la posibilidad de una segunda ola del COVID-19, simplemente es incierto saber si se podrá continuar un modelo híbrido de trabajo o tendremos que continuar teletrabajando indeterminadamente e incluso aventurarnos en implantar una política de teletrabajo permanente. El mundo siempre estuvo en constante cambio y hoy con todo lo que ello implica, ‘el show debe continuar’.

La famosa inducción o proceso de onboarding virtual es algo que todas las compañías pueden realizar con la correcta planificación, coordinación y herramientas. Acompáñanos a revisar los principales aspectos para dar la bienvenida a las nuevas personas de tu organización y llevar a cabo un proceso de inducción virtual correctamente.

Creando un nuevo proceso

En el pasado -no muy lejano- muchos managers solían llevar el proceso de onboarding sobre la marcha. Sin embargo, siendo ahora todo virtual, es necesario realizar algo mucho más estructurado y tener siempre en cuenta que finalmente se están formando la base de la relación empleado-empleador y es vital darles el espacio para que tengan una voz, sobre todo al momento de teletrabajar.

Si bien es cierto, todos aquellos que pertenecemos a la fuerza laboral estamos familiarizados con la inducción -que en muchas ocasiones suele quedar en la bienvenida el primer día de trabajo-, es importante reconocer que el proceso de onboarding empieza días antes de una nueva incorporación y termina cuando esta persona puede ejecutar su rol, es oficialmente productiva y se ha adaptado a la cultura de la empresa.

En ese contexto, ¿qué podemos cambiar o implementar para hacer una transición virtual exitosa? Esto dependerá del tamaño de tu organización y si tienen estructurado un proceso de inducción actual. De cualquier forma, hay cuatro aspectos que no debes perder de vista ya sea para estructurarlo desde cero o para hacer una transición exitosa:

1. Preparación, duración y tiempos

Confirma fecha de inicio, hora y ‘lugar’ (hipervínculo para iniciar el primer contacto) con la nueva incorporación. La duración del proceso de onboarding virtual podrá variar dependiendo del puesto y sus responsabilidades. Sin embargo, para cualquier posición, es esencial organizar los siguientes eventos a través de videoconferencias:

  • Bienvenida con el departamento de Recursos Humanos
  • 1:1 con la persona a la que reportará directamente
  • 1:1 con ‘buddy’ asignado
  • Introducción con el equipo al que pertenecerá
  • Introducción con los líderes de equipos transversales
  • Reunión de equipo para conversar sobre cultura y expectativas

Inside tip: Extiende la inducción a lo largo de varios días

El inicio de la inducción suele durar aproximadamente un día, sin embargo, estar conectado en videoconferencias o reuniones todo el día puede ser desventajoso para el empleado dada la coyuntura. Por lo que a través de sesiones más cortas que se extiendan durante los días que necesites permitirán flexibilidad para el profesional.

¿A qué nos referimos cuando mencionamos desventajoso? Un claro ejemplo es el potencial desborde del balance entre el trabajo y la conciliación familiar. En esta coyuntura, todos entendemos que las situaciones en el hogar pueden haber afectado o seguir afectando nuestro rendimiento o concentración y si necesitas los más eficientes tips para trabajar con niños están en casa, te invitamos a leer nuestro artículo.

 

2. Información, educación y tecnología

Reúne toda la información necesaria para el nuevo empleado y envía un cronograma de inducción. Si ya existe un proceso de inducción presencial en tu compañía tendrás que modificarlo para hacer este contenido accesible de forma virtual, en cualquier caso, recuerda incluir:

  • Información

Si solías típicamente entregar paquetes de bienvenida o carpetas con documentos relevantes como instrucciones para el uso de intranet, compensación y beneficios u otros aspectos, estas ahora tendrán que ser organizadas en documentos virtuales y deberán ser enviados digitalmente. Además, puedes incluir información menos trascendental como calendario de cumpleaños, datos de contacto del equipo y supervisores o consejos para trabajar desde casa.

  • Educación

La enseñanza virtual o e-learning lo es todo en este momento. Lo más probable es que sea necesario instruir en cultura corporativa, herramientas o metodologías, por lo que es vital poder ofrecer todo el contenido virtual on-demand. Prioriza las sesiones de aprendizaje 1:1 primero y ofrece material complementario como lo puede ser una serie de videos que puedan ser enviados cada día después de las sesiones virtuales.

  • Tecnología

Aquí entran dos aspectos importantes, tanto software como hardware. Dado que el nuevo contratado no estará en la oficina el primer día, se deberá enviar un ordenador u otros instrumentos necesarios para realizar su trabajo. Además, se tendrán que configurar sistemas o softwares para el nuevo empleado antes de enviarlo, por lo que se debe tener en cuenta la fecha de incorporación y cuánto tiempo tomará el envío.

Inside tip: Envía una agenda clara

Prepara una clara agenda del proceso de onboarding virtual, así como que debería esperar el nuevo empleado en sus primeros días, semanas o incluso meses. Crea documentos lo más explícitos e instructivos posible donde se pueda observar toda información relevante del puesto y empresa, así como a qué hora inician y terminan sus sesiones y la finalidad de estas. Por último, no olvides verificar si es necesario que la persona tenga una firma electrónica o si necesitas compartir contraseñas y credenciales de inicio de forma segura.

 

3. Cultura y valores corporativos

Pueda ser difícil comunicar la cultura corporativa de forma virtual desde recursos humanos, por lo que la mejor forma es escucharlo de diferentes voces de la compañía. Pide a cada integrante del equipo al que se incorpora esta nueva persona, agendar unos minutos en su calendario para compartir y ayudarle a entender ese lenguaje no verbal de la empresa. Por otro lado, ten presente que la puntualidad de los colegas del equipo para este tipo de presentaciones es esencial, no son reuniones a las que podrán ‘llegar tarde’ o conectarse unos minutos después. Son reuniones para dar la bienvenida a un nuevo empleado y hacerle sentir que os habéis preparado para recibirle.

Inside tip: Incentiva una cultura de sobre-comunicación

Lo hemos mencionado antes en nuestro artículo cómo liderar a distancia, la cultura de sobre-comunicación es la mejor manera para que todos se sientan parte del equipo, en el mismo bucle y por ende igualmente de incluidos. Además, este tipo de cultura impacta positivamente en la motivación y en la consecución de objetivos y resultados claves del nuevo empleado. Si no existe un manager o equipo al cual referirse en el día a día y no se sabe que se está trabajando hacia uno o varios objetivos como colectivo, puede ser difícil mantenerles motivados.

 

4. Rol del ‘buddy’ designado

Puedes elegir o pedir voluntarios del equipo para integrar un pequeño comité de embajadores de la cultura corporativa. Ellos podrán guiar al nuevo trabajador por la historia de la compañía o simplemente una variedad de procedimientos estándar del equipo y con el cual se puede poner en contacto para conversar sobre aspectos ‘menos’ formales en un ambiente más relajado.

Inside tip: Sesión Q&A – Pregúntame todo

No tomes el rol de buddy como algo irrelevante, sobre todo en una inducción virtual. Asignar una persona perteneciente al mismo equipo como parte del proceso de onboarding virtual para guiarlo en sus primeros meses en el trabajo puede ser vital a largo plazo. Por otro lado, intenta no ser ambiguo en las responsabilidades y expectativas del rol, asegúrate que la personas las pueda recibirlas tanto de forma verbal como escrita. Una sesión de Pregúntame Todo con una persona de recursos humanos y otra con su buddy para ayuda a las nuevas contrataciones a solventar cualquier duda que podrían tener al final de la inducción.

Por último, ten en cuenta que cada organización es diferente y la inducción estará ligada a la cultura corporativa, por lo que te sugerimos moldear tu proceso y solicitar feedback a tus empleados para corregir errores o mejorar el mismo actuando rápidamente.

 

Pensamientos finales

Para algunos candidatos esta será la primera vez que empiezan un trabajo de forma remota y más aún que se incorporan virtualmente a una compañía, por lo que es vital intentar construir positivamente su experiencia de candidato. La inducción ya sea virtual o presencial deberían ser vistos como un tiempo de inversión en tu nueva incorporación, un espacio de entrenamiento y transformación para que puedan cumplir todas sus funciones de forma autónoma. Si bien es cierto, al no estar familiarizados con esta nueva práctica podría parecer un poco complicado al inicio, sin embargo, con las herramienta y planificación adecuada podrás lograr una proceso de onboarding virtual de forma exitosa.